Radíme: Firemné dokumenty v bezpečí

Investícia času aj financií do zálohovania a ochrany dokumentov stojí firmy menej než riešiť následky neprofesionálneho zaobchádzania. IT odborník zo Seyfor odporúča dodržiavať jednoduché pravidlá. Základom je dokumenty pravidelne zálohovať. Prílohy v mailoch by mali byť prežitkom. S dohľadom nad bezpečnou správou dokumentov vedia pomôcť aj dodávatelia cloudových služieb.

Dlhé roky sa dokumenty zálohujú na externé pamäťové médiá, avšak v poslednom období veľa firiem zálohuje údaje už v cloude. Pri zálohovaní na vlastné pamäťové médiá si treba uvedomiť, že zálohy je potrebné po vytvorení zálohy presunúť na bezpečné miesto. „Stať sa totiž môže všeličo, napr. požiar v serverovni. Ak by bola záloha pri serveri, tak by nikomu nepomohla. Pri cloudových riešeniach táto logistika odpadá, pretože zálohy sú v momente vytvorenia väčšinou ďaleko od zdroja údajov,“ hovorí Peter Gajdošech. Zálohovanie by malo byť pravidelné a rovnako pravidelne by sa malo aj kontrolovať. Niekto zálohuje jedenkrát denne, niekto niekoľkokrát za hodinu. Dôležité je tiež sem-tam skontrolovať aj samotnú zálohu a spraviť si pokusnú obnovu údajov do testovacieho prostredia a skontrolovať, či sú údaje alebo dokumenty obnovené v poriadku.

Prioritne sa odporúča zálohovať zmluvy a dohody, účtovné dokumenty, personálne dokumenty a záznamy o zamestnancoch, dokumenty o duševnom vlastníctve, patentoch a autorských právach, firemné politiky a postupy. Okrem dokumentov je extrémne dôležité zálohovať údaje ekonomického (ERP) systému, CRM systému, personálneho a logistického systému alebo iných informačných systémov. Pre poriadok v dokumentoch je vhodné postupovať jednoducho. „Reálny zmysel z mojej praxe má kategorizovanie dokumentov do 4 skupín: vysoko citlivé, citlivé, neverejné a verejné. Zadefinovať veľa kategórií znamená komplikované používanie a s tým spojené nedorozumenia či nechuť zamestnancov využívať klasifikáciu dokumentov,“ vysvetľuje P. Gajdošech. Prístupy k dokumentom odporúča nastavovať formou skupín používateľov a nie jednotlivo každému zamestnancovi zvlášť.

Zamestnanci majú stále tendenciu posielať dokumenty mailom ako prílohy. Pritom väčšina firiem má už DMS systém (document management system), ktorý je dizajnovaný tak, že obsahuje priestor pre spoločné dokumenty aj pre vlastné dokumenty. „Je jednoduchšie dokument vytvoriť priamo v zdieľanom priestore a poslať kolegovi odkaz na takýto dokument. Každá úprava je potom efektívna, pretože sa zrealizuje priamo v zdrojovom dokumente. V prípade dokumentu, ktorý sa posiela ako príloha mailu, už nastávajú komplikácie. Používateľ musí dokument niekam uložiť, upraviť, poslať naspäť správnu verziu. A ak ide dokument viacerým ľuďom naraz, tak už dochádza k veľmi neefektívnej práci a chybovosti,“ upozorňuje P. Gajdošech. Apeluje, aby firmy investovali čas do pravidelného vzdelávania zamestnancov, ako majú správne a bezpečne pracovať s firemnými údajmi a dokumentmi. Preferuje kratšie školenia. Niekedy postačuje zvoliť vhodnú formu krátkych videí alebo textových návodov a v pravidelných intervaloch posúvať zamestnancom know-how, ako s dokumentmi pracovať efektívne. Poskytovatelia cloudových služieb ponúkajú tiež rôzne úrovne ochrany a dohľadu pri práci s dokumentmi. Je ich možné ochrániť pred kopírovaním, zdieľaním, odosielaním mailom alebo i ukladaním na USB kľúč. Taktiež je možné používateľom zakázať tlač citlivých dokumentov. Monitorovanie podozrivého správania používateľov býva taktiež súčasťou niektorých vyšších balíkov ochrany, kedy správca systému dostáva automaticky notifikácie o tom, že nejaký zamestnanec kopíruje na svoje zariadenie veľké množstvá dokumentov.

Meta: Nové podmienky pre firemné nástroje

Ak na svojej webstránke používate Meta pixel obrázky alebo iné firemné nástroje Meta, ste ako prevádzkovateľ či poskytovateľ služieb povinný zašifrovať kontaktné informácie kódom hash spôsobom, ktorý určí Meta pred prenosom dát do tretích krajín. Nové pravidlá sú reakciou sociálnej siete Facebook na nedávne rozhodnutie rakúskeho dozorného orgánu, ktorý v konaní dokázal, že v dôsledku návštevy webu, do ktorého prevádzkovateľ implementoval "Facebook Business Tools" prišlo k prenosu dát, ktoré umožňujú identifikovať koncové zariadenia sťažovateľa a jeho "surfovacie" správanie s cieľom zobrazovania cielenej reklamy prevádzkovateľa.  

V dôsledku analýzy zmluvných podmienok dospel dozorný orgán tiež k záveru, že Meta dokáže tieto údaje jednoznačne spojiť s osobným kontom (profilom) dotknutej osoby na Facebooku. Rozhodnutie sa tak nepriamo vzťahuje na takmer všetky webové stránky v Európskej únii, teda aj na väčšinu slovenských prevádzkovateľov. „V ideálnom prípade prevádzkovateľom odporúčame, aby na svoje webové stránky nezahŕňali žiadne nástroje od spoločnosti Meta. Ak takéto nástroje implementované majú, bude potrebná aktualizácia ich Transfer Impact Assessmentu, s ohľadom na analýzu Nových Podmienok Firemných nástrojov spoločnosti Meta,“ radí odborník na ochranu osobných údajov Jakub Berthoty.

Prevádzkovatelia e-shopov však upozorňujú na možné komplikácie. „Prihlásenie cez Facebook totiž uľahčuje používanie on-line služieb mnohým používateľom a Meta Pixel je zase veľmi dôležitý analytický nástroj, ktorý prostredníctvom efektívne cielenej reklamy prináša on-line podnikateľom tržby. Úplné odstrihnutie Facebooku preto nie je pre mnohých skutočnou možnosťou. Prakticky jediné, čo e-shop môže, je aktualizovať svoje obchodné podmienky a pozorne sledovať ďalšie rozhodnutia európskych dozorných orgánov,“ dodal Martin Pech.

Trend: Bez peňaženky

Ovládať svoje peniaze cez smartfón je populárne aj na Slovensku. Takmer tri štvrtiny ľudí používajú mobilné bankovníctvo, každý tretí Slovák už zaplatil mobilom. Slováci si zvykajú na komfort a jednoduchosť platieb mobilom, inteligentnými hodinkami či inými nositeľnými zariadeniami. Tí, ktorí mobilom už bežne platia, ho používajú takmer pri polovici všetkých svojich transakcií. 

Bez peňaženky platí tretina obyvateľov Slovenska. Peňaženku vystriedal smartfón, ktorý vlastní približne deväť z desiatich Slovákov. Z najnovšieho prieskumu Mastercard vyplýva, že 26 percent ľudí platí mobilom, pretože sa im nechce vyťahovať karta z peňaženky alebo peňaženka z vrecka či kabelky a 17 percent mobilom zaplatí, pretože ho má v ruke pri státí v rade v obchode. Popularita platenia mobilom či inteligentnými hodinkami stúpa na Slovensku z roka na rok. Zatiaľčo pred štyrmi rokmi zaplatilo niekedy mobilom iba 21 percent respondentov, vlani už to bolo 37 percent z nich. „Tokenizované platobné karty v najrôznejších nositeľných zariadeniach sa v posledných niekoľkých rokoch stali novým trhovým štandardom. Zákazníci totiž pri platení uprednostňujú tie metódy, ktoré sú najpohodlnejšie a najrýchlejšie – a v prípade hodiniek alebo mobilného telefónu odpadá aj zadávanie PIN kódu pri vyšších čiastkach. Trend jasne smeruje k tomu, že ľudia budú mať k dispozícii viacero platobných nástrojov. Z našich prieskumov vieme, že už približne 12 percent Slovákov využíva dve a viac nositeľných zariadení, najčastejšie hodinky a mobil. Platia intuitívne tak, ako je to pre nich v danej chvíli najjednoduchšie. Rýchlo rastie aj podiel tých, ktorí fyzickú kartu vôbec nevyžadujú,“ hovorí Michal Čarný.

Aj keď ľudia pri sebe stále nosia hotovosť, vnímajú ju predovšetkým ako poistku, že budú môcť zaplatiť aj tam, kde bezhotovostné platby stále neprijímajú. Keď ľudia vyrážajú z domu, najčastejšie majú so sebou mobilný telefón (82 percent) a platobnú kartu (68 percent). Peňaženku pri sebe nosí 60 percent ľudí. Pribúda zákazníkov, ktorí nosia na zápästí inteligentné hodinky a používajú ich aj na platenie. V roku 2020 vlastnilo inteligentné hodinky iba 15 percent Slovákov, minulý rok už to bolo 25 percent. Stále viac ľudí tiež používa nositeľnú elektroniku na platenie – vlani to bolo 14 percent ľudí. Pritom 18 percent z nich platí hodinkami kedykoľvek majú tú možnosť. Zákazníci platia hodinkami aj v prípade, ak nemajú pri sebe mobilný telefón, chcú zaplatiť rýchlejšie alebo je to jednoduchšie ako iné spôsoby platenia.

Najčastejším dôvodom, prečo ľudia inteligentnými hodinkami neplatia, je fakt, že práve ich model nepodporuje technológiu NFC, ktorá je na uskutočnenie platby nevyhnutná. Slováci sa však zaujímajú aj o iné platobné zariadenia. Štvrtina ľudí (26 percent) by rada vyskúšala platobný prsteň. Ako výhody uvádzajú, že je stále dostupný na ruke, nemusí sa nabíjať, jednoducho sa používa a je cenovo veľmi dostupný v porovnaní s ostatnými inteligentnými prístrojmi. 5 percent ľudí by rado platilo implantovanými čipmi, keby malo takú možnosť.

Banka sa presúva z počítača do mobilu

V posledných rokoch sa výrazne mení aj spôsob používania internetového bankovníctva. Klienti bánk sa aj tu presúvajú k mobilným telefónom, ktoré sa pre nich stávajú primárnou bránou k peniazom. Pred štyrmi rokmi používalo mobilné bankovníctvo 53 percent klientov, vlani to bolo už 74 percent. Najčastejším argumentom, prečo zákazníci zostávajú pri počítači, je spokojnosť s využívaním bežného internetového bankovníctva. V posledných rokoch naopak klesá podiel ľudí, ktorí sa bankovníctvu v mobile vyhýbajú kvôli obavám zo zneužitia svojich osobných dát alebo zo straty finančných prostriedkov z účtu.

Trend: Smart Manufacturing Cellular IoT Connectivity

Podľa Kaleido Intelligence má inteligentná výroba do roku 2028 generovať výnosy z mobilného pripojenia takmer 5 miliárd USD, čo predstavuje CAGR 36,7 %. z očakávaných 772 miliónov dolárov v roku 2023 v dôsledku zvyšovania investícií do digitálnych technológii. Schopnosť ponúknuť zákazníkom mobilné aj necelulárne pripojenie sa rýchlo stáva kľúčovou súčasťou ponuky priemyselného internetu vecí.

Výskum Cellular IoT Connectivity Series: Manufacturing Industry Opportunities & Forecasts odhaduje, že výrobný priemysel bude do roku 2028 prenášať takmer 220 petabajtov dát cez mobilné kanály v dôsledku zvýšenej automatizácie založenej na videu. Toto množstvo údajov je generované zvyšujúcou sa úrovňou automatizácie údržby spolu s výrazným rozšírením prípadov použitia videa v reálnom čase, ktoré od roku 2024 posunú mesačné ARPU na mnohých miestach nad 3,00 USD vďaka vysokej úrovni prenosu údajov. Väčšina generovaných údajov však zostane lokálna vďaka integrácii edge computingu, čím sa znížia náklady na mobilné pripojenie pre koncových používateľov. Výskum tiež predpokladá mnohé nasadenia využívajúce technológie LPWAN popri tých, ktoré sú náročné na dáta, a skutočne niekoľko prípadov použitia je lepšie obsluhovať cez necelulárne dáta.

Čoraz zložitejšie sieťové architektúry budú v mnohých prípadoch podporované používaním súkromných celulárnych sietí, pričom technológie ako DAS budú v nadchádzajúcich rokoch bojovať so špecializovanými sieťami z hľadiska spoľahlivosti, bezpečnosti a latencie. Kaleido poznamenáva, že mnohé takéto nasadenia sa zameriavajú aj na 5G, aj keď sa nevyužívajú všetky funkcie najnovšieho mobilného štandardu, a to ako metóda na zabezpečenie budúcnosti a na uľahčenie správy pre poskytovateľov služieb. Narastajúca zložitosť siete však obmedzí konektivitu na podniky, ktoré si môžu dovoliť nasadiť a spravovať siete, pričom len 8 % výrobných podnikov na celom svete si do roku 2028 osvojí mobilné pripojenie. Je to preto, že technológie vyžadujú špecializovanú správu a ako také zostanú v dohľadnej budúcnosti mimo dosahu väčšiny malých a stredných podnikov. „ Mobilná konektivita môže výrobcom priniesť mnoho výhod tým, že poskytuje spoľahlivú platformu pre prediktívnu údržbu a prvky automatizácie výroby. Zložitosť systémov a počiatočné náklady na spravované služby však spôsobia, že podniky s obmedzeným rozpočtom si dvakrát premyslia osvojenie si technológie, najmä v súčasnej ekonomickej situácii. Vďaka tomu sa používanie konektivity obmedzí najmä na väčšie podniky, ktoré sú schopné finančne nákladne investovať do technológií,“ poznamenal autor výskumu James Moar.

EU: Proti globálnemu odlesňovaniu

Nový zákon prijatý Európskym parlamentom ukladá spoločnostiam povinnosť zaistiť, aby výrobky predávané v Európskej únii neviedli k odlesňovaniu ani degradácii lesov. V rokoch 1990 až 2020 bola odlesnená plocha väčšia než EÚ, pričom spotreba v EÚ zodpovedná za približne 10 % strát. Nové pravidlá sa vzťahujú na chov hovädzieho dobytka a pestovanie kakaa, kávy, palmového oleja, sóje, ťažbu dreva, kaučuku, dreveného uhlia a výrobky z tlačeného papiera. Ľudské práva a práva pôvodného obyvateľstva predstavujú dodatočné požiadavky.

Dovoz z určitých krajín alebo dovoz určitých surovín síce nebude zakázaný, ale spoločnosti budú môcť predávať výrobky v EÚ len vtedy, ak príslušní dodávatelia predložia tzv. vyhlásenie o náležitej starostlivosti, ktoré potvrdí, že príslušný výrobok nepochádza z oblasti, ktorá bola odlesnená a jeho výroba neviedla k degradácii lesov, najmä nenahraditeľných pralesov po 31. decembri 2020. Podľa požiadaviek parlamentu musia spoločnosti tiež preukázať, že tieto výrobky sú v súlade s príslušnými právnymi predpismi krajiny výroby. To znamená, že boli dodržané ľudské práva a práva príslušného pôvodného obyvateľstva.

Nové nariadenie sa vzťahuje na tieto výrobky: hovädzí dobytok, kakao, káva, palmový olej, sója a drevo vrátane výrobkov, ktoré tieto komodity obsahujú alebo pri ktorých výrobe boli niektoré z nich použité (napr. koža, čokoláda a nábytok), ako aj zvieratá, ktoré boli niektorou z týchto surovín kŕmené. Predpis vychádza z pôvodného návrhu Európskej komisie. Počas rokovaní sa parlamentu podarilo rozšíriť rozsah pôsobnosti nariadenia na kaučuk, drevené uhlie, výrobky z tlačeného papiera a niektoré deriváty palmového oleja. Parlament tiež rozšíril definíciu pojmu degradácia lesov, ktorá teraz zahŕňa aj premenu pralesov alebo prirodzene sa regenerujúcich lesov na lesné plantáže.

Komisia do 18 mesiacov od nadobudnutia účinnosti tohto nariadenia na základe objektívnych a transparentných kritérií klasifikuje krajiny alebo ich časti na tie s nízkym, štandardným alebo vysokým rizikom. Na výrobky z krajín s nízkym rizikom sa bude môcť uplatniť postup zjednodušenej náležitej starostlivosti. Vykonávanie kontrol bude závisieť od miery rizika v príslušnej krajine: v prípade obchodovania s výrobkami z vysokorizikových krajín sa kontrola vykoná u 9 % hospodárskych subjektov, v prípade krajín so štandardným rizikom to budú 3 % a v prípade krajín s nízkym rizikom len 1 %. Spoločnosti budú musieť príslušným orgánom EÚ sprístupniť informácie, akými sú napríklad zemepisné súradnice. Orgány EÚ tak budú môcť pomocou satelitného monitorovania a analýzy DNA kontrolovať, odkiaľ výrobky skutočne pochádzajú. Na hospodársky subjekt alebo obchodníka, ktorý poruší pravidlá, sa budú vzťahovať primerané a odrádzajúce sankcie. Maximálna výška pokuty pritom bude predstavovať najmenej 4 % jeho celkového ročného obratu v EÚ.